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Mandat
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FONDS POUR LES FAMILLES DES MILITAIRES (FFM) En reconnaissance du sacrifice personnel et de la contribution importante des familles des militaires à l’état de préparation et à l’efficacité opérationnelles des Forces canadiennes (FC), le ministère de la Défense nationale et le Chef d’état-major de la Défense se sont donné comme priorité d’offrir des programmes et des services qui soutiennent pleinement et de manière appropriée le moral et le bien-être des familles des militaires. Les programmes et services en question sont fournis par l’intermédiaire de nombreux organismes financés ou non par l’État, dont l’Agence de soutien du personnel des Forces canadiennes, les Programmes de soutien du personnel, CANEX, les SF RARM et les services des aumôniers militaires. Les centres des ressources pour les familles des militaires constituent la tête d’avant-garde en ce qui a trait au soutien aux familles de militaires, et le Fonds pour les familles des militaires veillera de concert avec eux et avec tous les autres organismes de soutien à s’assurer que les familles des membres des FC bénéficient non seulement des programmes et des services qui sont essentiels à la vie trépidante de leur famille et à leur milieu, mais aussi une aide financière immédiate lorsqu’elles en ont besoin.
MANDAT DÉFINITIONS 1. Le FFM est établi en tant que compte des biens non publics (BNP) au sein du Fonds central des Forces canadiennes (FCFC). 2. Toutes les sommes reçues aux fins du FFM et versées à son crédit dans le FCFC sont des BNP au sens de la Loi sur la défense nationale (LDN) et doivent être administrées en conformité avec le présent mandat et, de façon générale, en conformité avec les règlements et politiques régissant l’administration du FCFC et des fonds des BNP.
3. Le paragraphe 18(1) de la Loi sur la défense nationale (LDN) prévoit que le Chef d’état-major de la défense (CEMD) assure la direction et la gestion des Forces canadiennes sous l’autorité du ministre.
5. L’article 2 de la LDN définit les BNP comme comprenant les fonds et biens reçus par […] les organismes […] des Forces canadiennes. 6. L’OSFC 191 a créé le FCFC le 1er février 1968. Le paragraphe 41(3) de la LDN prévoit que la Loi sur la gestion des finances publiques ne s’applique pas aux BNP. Selon la DOAD 9003 1, le Chef de la direction de l’Agence de soutien du personnel des Forces canadiennes (CDir ASPFC) est le directeur général des BNP et répond de l’administration des BNP au CEMD par l’intermédiaire du Chef du personnel militaire (CPM). 7. L’OAFC 27 6 (Fonds de la base et de la station – Force régulière ) donne des précisions au sujet des sources approuvées de fonds des BNP. En général, les fonds versés aux différents comptes du FCFC pour soutenir les programmes et services des BNP proviennent en grande partie : a. des recettes des activités de revente; b. des cotisations et contributions des membres des FC dans les c. des cotisations des militaires qui participent ou assistent à des d. des contributions au bénéfice des membres des FC et de leurs 8. Les articles 38 et 39 de la LDN prévoient notamment ce qui suit : 38. (1) Les biens non publics d’une unité ou d’un autre élément des Forces canadiennes sont dévolus à son commandant et sont utilisés au profit des officiers et militaires du rang ou à toute autre fin approuvée par le chef d’état-major de la défense, de la manière et dans la mesure autorisées par lui. FINS 10. Le FFM a pour fins de solliciter, de collecter et de recevoir des a. accorder des prêts sans intérêt ou des subventions aux personnes identifiées comme bénéficiaires en conformité avec le présent mandat par les commandants des bases et escadres et leurs équivalents qui ont le pouvoir de signature aux fins du FFM, tel que déterminé par le CDir ASPFC (ci-après appelés les « commandants des bases et escadres »); b. accorder un soutien financier à de nouveaux programmes et services à court terme que le comité exécutif du FFM juge comme pouvant grandement rehausser le moral et le bien-être des familles des militaires; c. payer tous les frais et débours engagés à bon escient aux fins de sollicitation de contributions sous la forme de dons au compte du FFM et de commandites d’activités et d’événements du FFM; d. payer tous les frais et débours engagés à bon escient aux fins d’administration du FFM et des activités, événements, programmes et services du FFM; e. toute autre fin approuvée par le CEMD.
11. Sous réserve des paragraphes suivants, un « bénéficiaire » est une 12. Sans limiter la généralité de ce qui précède, un bénéficiaire peut être un 13. En outre, une personne qui n’est liée ni par le sang ni par la loi à un membre des FC peut être un bénéficiaire du FFM si, de l’avis du commandant de la base ou de l’escadre du membre des FC, elle a ou avait avec le membre des FC une relation à laquelle celui-ci attache ou attachait de l’importance, le membre des FC ayant été blessé ou frappé d’incapacité ou étant décédé alors qu’il était au service des forces de Sa Majesté.
14. Il existe deux catégories de critères d’aide financière à un bénéficiaire du a. CATÉGORIE A : Le bénéficiaire est identifié par le commandant de la base ou de l’escadre comme ayant besoin d’une aide financière sous la forme d’un prêt sans intérêt ou d’une subvention dans une situation où un membre des FC à qui il est lié a été blessé ou frappé d’incapacité ou est décédé dans l’exercice de ses fonctions au sein des FC. b. CATÉGORIE B : Tous les autres cas où un bénéficiaire est identifié par le commandant de la base ou de l’escadre comme ayant besoin d’une aide financière sous la forme d’un prêt sans intérêt ou d’une subvention. Dans de pareils cas, le commandant de la base ou de l’escadre doit s’assurer que la situation est telle que l’incapacité du bénéficiaire à obtenir de l’aide financière nuirait au moral et au bien-être d’un membre en service ou à la retraite, de sa famille ou des membres de la base, de l’escadre ou de l’unité du commandant de la base ou de l’escadre. 15. Lorsqu’un bénéficiaire cherche à obtenir de l’aide financière pour les fins 16. Lorsqu’un bénéficiaire cherche à obtenir de l’aide financière pour les fins 17. La nature des circonstances variant d’un cas à l’autre, pour déterminer si a. l’urgence du besoin; b. la disponibilité d’une aide financière provenant d’autres sources, y compris un financement public (Nota : si la finalité de la demande d’aide financière est liée à une blessure ou au décès d’un membre des FC, des efforts particuliers doivent être faits à l’avance pour déterminer si un financement public est disponible pour couvrir le besoin financier); c. la capacité raisonnable de l’individu à obtenir de l’aide financière d’autres sources, comme une institution financière ou un proche; d. la capacité raisonnable de l’individu à rembourser le FFM; e. la cause du besoin financier; f. la finalité de l’aide financière; g. le besoin de conseils financiers; h. le besoin d’un soutien, d’une aide ou de conseils professionnels d’un autre type; i. la probabilité que l’aide financière résolve la situation pour de bon. 18. Sans limiter la généralité des dispositions précédentes, dans les cas où il a. maladie, blessure, incapacité ou décès d’un membre de la famille, et le fait que cette situation est liée ou non au service, s’il s’agit d’un membre des forces de Sa Majesté; b. réhabilitation; c. éducation; d. orientation professionnelle; e. démarrage d’une petite entreprise; f. obligations financières urgentes et extraordinaires qui remettent
19. La sollicitation de dons au FFM et de commandites pour des activités et 20. En outre, toute sollicitation de dons sera sujette aux conditions suivantes : a. Aucune personne sollicitant des dons au nom du FFM ne peut laisser entendre ni promettre qu’un don profitera au donateur à l’égard de toute activité du donateur ou d’une personne liée au donateur avec le gouvernement. b. Les sollicitations ne peuvent viser de manière particulière les entreprises ou les particuliers qui font affaire avec le MDN, mais ces entreprises et particuliers peuvent participer à un appel de dons public ou à grande échelle, en autant que les conditions suivantes soient respectées dans toute la mesure du possible : (1) seuls des renseignements accessibles au public sont utilisés pour constituer une liste de distribution aux fins de sollicitation; (2) une entreprise ou un particulier ne peut être sollicité si lui-même ou un tiers avec lequel il est lié est impliqué dans un litige, une réclamation ou un différend en cours contre l’État ou avec l’État, s’il a soumis une réponse à une invitation à soumissionner ou à une demande de propositions en cours en vue d’un contrat gouvernemental ou s’il est sur le point de recevoir un préavis d’attribution de contrat. 21. Le comité exécutif du FFM doit veiller à ce que tous les accords de a. conformes au cadre juridique et éthique et aux politiques des organismes du gouvernement du Canada, des Forces canadiennes (FC) et des BNP; b. exempts de toute attente de traitement préférentiel dans le cadre c. régis et documentés de sorte qu’ils soient gérés et maintenus de façon responsable et transparente; d. menés de bonne foi, ce qui signifie que tout engagement pris au nom des BNP et du FFM est mutuellement avantageux, repose sur un échange d’avantages de valeur à peu près égale et est respecté en tout temps; e. sensibles aux perceptions du public, de nature non partisane et exempts de conflits d’intérêts afin d’éviter que les intérêts ou gains personnels des membres des FC ou de leurs partenaires soient contraires à l’intérêt public; f. conformes aux objectifs nationaux, au mandat législatif et aux priorités du MDN, des FC, des BNP et du FFM. 22. Les activités et événements de financement du FFM pour lesquels des 23. Les dons ne peuvent être acceptés pour une fin particulière, quelle qu’elle 24. Aucune recommandation, par le commandant d’une base ou d’une 25. Le présent mandat, y compris les dispositions relatives aux objets, aux fins, aux critères d’aide financière, aux prescriptions et à l’administration, peut être modifié au besoin et en tout temps, moyennant l’approbation écrite du CEMD. 26. Tout renseignement personnel servant à l’administration du FFM ne peut être recueilli, utilisé, conservé ou divulgué qu’en conformité avec les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 27. Sauf disposition contraire de la loi, les membres du comité exécutif ne peuvent être tenus responsables d’aucune action, erreur ou omission qui n’est pas frauduleuse ou qui ne relève pas d’une négligence grave commise dans l’exercice de tout pouvoir relatif au FFM que leur confère le présent mandat et dans l’exécution de leurs tâches et responsabilités à cet égard, y compris la sollicitation, la collecte, la réception, l’administration, la dépense ou la distribution des fonds du FFM ainsi que l’administration des activités et événements de financement du FFM. 28. Chaque donateur au FFM reçoit un reçu aux fins de l’impôt pour un don fait au Canada. 29. Les commanditaires des activités et événements du FFM ne reçoivent pas de reçus aux fins de l’impôt. 30. CDir ASPFC. Les fonctions du CDir ASPFC sont les suivantes : a. présider le comité exécutif du FFM; b. examiner toutes les recommandations des commandants des bases et escadres visant des paiements à des bénéficiaires d’un montant supérieur à 5 000 $; c. déterminer le moment et l’endroit des réunions du comité exécutif du FFM, fixer le quorum des réunions à pas moins de la majorité et établir toutes les procédures administratives des réunions; d. établir et approuver tous les débours du comité exécutif du FFM et de ses membres, y compris le paiement d’honoraires à ses membres; e. faire rapport annuellement au CEMD des activités du FFM.
32. Le comité exécutif du FFM mène ses activités en conformité avec le présent mandat et les prescriptions qui y sont imposées. 33. Le comité exécutif du FFM a le pouvoir d’établir tout sous-comité qu’il juge approprié. 34. En plus des fonctions administratives nécessaires à l’accomplissement de son mandat, tel que déterminé par le CDir ASPFC, le comité exécutif du FFM exerce les tâches et responsabilités suivantes : a. approuver les activités et événements officiels de financement ainsi que le paiement des frais et débours engagés à bon escient à ces fins; b. approuver le paiement des frais et débours engagés à bon escient aux fins de sollicitation de commandites pour les activités et événements du FFM; c. approuver le paiement de tous les frais et débours engagés à bon escient aux fins de l’administration du FFM; d. déterminer de nouveaux programmes et services à court terme pouvant grandement rehausser le moral et le bien-être des familles des militaires et autoriser le soutien financier de ceux-ci à même le FFM; e. examiner les états financiers vérifiés annuels du FFM et en recommander l’approbation au CEMD.
a. gérer le compte bancaire centralisateur (CBC) d’où provient et est administré le flux de trésorerie pour tous les versements au FFM et les paiements tirés du FFM à l’égard des opérations, des programmes, des activités et des événements du FFM; b. gérer le placement de tous les fonds dans le compte du FFM au sein du FCFC qui ne sont pas requis pour répondre aux besoins de liquidités anticipés pour le fonctionnement quotidien du FFM; d. sous réserve du présent mandat, payer tous les frais et débours engagés à bon escient aux fins d’une activité ou d’un événement approuvé par le comité exécutif du FFM aux fins de sollicitation de commandites pour une activité ou un événement du FFM ou de dons ou contributions au FFM; e. lorsque le commandant d’une base ou d’une escadre a recommandé de tirer un paiement du FFM qui, de l’avis du CDir ASPFC, pourrait provenir des fonds de la Caisse d’assistance du personnel des Forces canadiennes (CAPFC) ou des fonds publics du MDN et des FC, le CSF ASPFC a toute autorité pour en informer le commandant de la base ou de l’escadre qui a fait la recommandation et pour ordonner que le paiement soit plutôt tiré de la CAPFC ou des fonds publics, à condition d’en faire mention dans le rapport annuel au comité exécutif du FFM; f. lorsqu’un paiement a été tiré du FFM et qu’il est établi par après qu’il aurait pu être tiré de la CAPFC ou des fonds publics du MDN et des FC, le CSF ASPFC a toute autorité pour en informer le commandant de la base ou de l’escadre qui a fait la recommandation et pour rembourser le FFM à même les fonds versés au crédit de la CAPFC ou demander un remboursement à même les fonds publics du MDN et des FC, s’il y a lieu, à condition d’en faire mention dans le rapport annuel au comité exécutif du FFM; g. délivrer des reçus aux fins de l’impôt pour des dons au Canada aux donateurs et aux contributeurs du FFM; h. établir avec les commandants des bases et escadres des mécanismes administratifs appropriés pour l’évaluation, l’approbation et le paiement aux bénéficiaires, en conformité avec le présent mandat, y compris l’autorisation d’utiliser des instruments de débit préautorisés du compte du FFM. 36. Commandants des bases et escadres. Les commandants des bases et escadres sont responsables et doivent rendre compte des tâches suivantes : a. déterminer, de concert avec les centres de ressources pour les familles des militaires et les autres organismes semblables de soutien aux familles des militaires actifs dans leur milieu, les cas où l’aide du FFM peut être requise; b. sous réserve des lois applicables, notamment les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, prendre les dispositions nécessaires, y compris les consultations de tiers auxquelles consent toute personne cherchant à obtenir de l’aide, pour identifier les bénéficiaires de l’aide financière du FFM; c. s’assurer que tous les renseignements relatifs aux demandes d’aide financière du FFM sont classifiés et traités comme des renseignements confidentiels désignés « Protégé B »; d. obtenir, avec le consentement du bénéficiaire, tous les renseignements pertinents du bénéficiaire mentionnés sur la Liste de vérification et formulaire de recommandation de bénéficiaire à l’intention des commandants des bases et escadres (Liste de vérification) jointe en annexe A, en indiquant la nature et le montant du besoin et si un des deux critères stipulés est satisfait ou non pour pouvoir recommander une aide financière en conformité avec le présent mandat; e. déterminer si des fonds publics sont disponibles ou non pour répondre au besoin financier; f. déterminer toute autre forme d’aide nécessaire ou appropriée dans les circonstances, notamment des conseils financiers ou d’autres types de conseils professionnels; g. obtenir du bénéficiaire le Formulaire d’attestation et de consentement, joint en annexe B, rempli et signé, y compris une seconde signature sur le même formulaire attestant que le bénéficiaire consent ou non à la divulgation publique par le CEMD, le CDir ASPFC, le commandant de la base ou de l’escadre, les FC ou le MDN de son nom, du montant ou de la nature du paiement et des fins générales pour lesquelles le paiement a été fait; h. après avoir rempli la Liste de vérification et le Formulaire d’attestation et de consentement, remettre au CSF ASPFC les deux formulaires contenant tous les renseignements pertinents, la recommandation dûment signée et les deux signatures du bénéficiaire, et l’informer des paiements qu’il a faits ou qu’il fera directement au moyen d’instruments de débit préautorisés du FFM mis à sa disposition, en conformité avec les instructions données par le CSF ASPFC. 37. DSFM ASPFC. Le directeur des services aux familles des militaires de l’ASPFC (DSFM ASPFC) est chargé de : a. déterminer, de concert avec les centres de ressources pour les familles des militaires, les cas où l’aide du FFM peut être requise aux fins de nouveaux programmes ou services à court terme; b. présenter au comité exécutif du FFM toute recommandation de financement d’un nouveau programme ou service à court terme pouvant grandement rehausser le moral et le bien-être des familles des militaires, en précisant la nature du programme ou du service, les fournisseurs de services potentiels ainsi que le niveau de financement recommandé. 38. Le DSFM ASPFC n’est pas tenu de fournir ni d’administrer tout nouveau programme ou service du FFM qui est recommandé. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DÉSIGNÉS « PROTÉGÉ B » LISTE DE VÉRIFICATION ET FORMULAIRE DE RECOMMANDATION DE BÉNÉFICIAIRE À L’INTENTION DES COMMANDANTS DES BASES ET ESCADRES PARTIE A Nom du bénéficiaire : ______________________________________________________ Expliquez la raison de la demande d’aide : ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ _______________________________________________________________
AIDE RECOMMANDÉE __________ AIDE NON RECOMMANDÉE __________ _____________________________________________ SIGNÉ À CE e JOUR DE 2007.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DÉSIGNÉS « PROTÉGÉ B » FORMULAIRE D’ATTESTATION ET DE CONSENTEMENT Je _______________________ de la ________________ de ____________ dans la province de _______________ ATTESTE l’exactitude de tous les renseignements que j’ai fournis à l’appui de ma demande d’aide financière du Fonds pour les familles des militaires. Le présent formulaire confirme aussi que je sais que des renseignements personnels me concernant seront recueillis, utilisés et divulgués aux fins d’évaluation de ma demande et à toute autre fin liée à l’administration du Fonds pour les familles des militaires et que, SOUS RÉSERVE DE MON CONSENTEMENT EXPRÈS CI-DESSOUS, aucune autre utilisation ou divulgation de ces renseignements ne sera faite sans mon consentement autrement qu’en conformité des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. ___________________________________________
Je _______________________ de la ________________ de ____________ dans la province de _______________ DONNE / NE DONNE PAS MON CONSENTEMENT EXPRÈS à la divulgation des renseignements suivants par le CEMD ou par d’autres personnes agissant en son nom : ___________________________________________ SIGNÉ À CE e JOUR DE 2007. |





